Communiquer est une chose. Savoir communiquer efficacement en est une autre. Il ne suffit pas d’avoir de bonnes stratégies de communication externe : la communication interne est tout aussi essentielle.
Les canaux de communication interne au travail sont multiples et les avantages, nombreux. En effet, l’adoption d’une stratégie efficace encourage la productivité, l’engagement et le ralliement du personnel, ce qui contribue à l’atteinte des objectifs des organisations. La communication interne véhicule les valeurs de la compagnie tout en favorisant une image de marque positive, un environnement de travail dynamique et une saine identité collective.
Petite ou grande entreprise, toutes ont besoin d’un plan de communication bien adapté à leur réalité. Comment optimiser les stratégies de communication interne et les rendre efficaces ?
Qu’est-ce que la communication interne ?
Fondement de toute culture d’entreprise forte et cohérente, la communication interne désigne les échanges d’informations, d’idées et de messages dans un milieu de travail. Aussi nommée communication organisationnelle, elle s’opère par le biais d’actions, de stratégies et par l’usage d’outils visant à transmettre clairement une information.
Elle englobe toutes les formes de communication s’adressant aux personnes qui gravitent au sein d’un établissement : le personnel, gestionnaires, cadres, les personnes qui travaillent au sein des différents départements et services et les collaborateurs.
Les stratégies de communication interne doivent cerner les objectifs de l’entreprise, le type de message à acheminer, l’audience ciblée et les techniques à appliquer.
Les avantages d’une bonne communication interne
Essentielle pour promouvoir la transparence au travail, la communication interne est bien plus qu’une simple courroie de transmission. Son application efficace se traduit par diverses retombées positives pour l’entreprise.
En agissant comme point de repère, une communication claire accroît le rendement des équipes en leur permettant de mieux saisir les enjeux, la mission et les valeurs de la compagnie. Elle favorise la collaboration ainsi qu’une meilleure compréhension entre les collègues et les différents départements.
Elle affermit l’engagement des équipes en donnant un sens à ce qu’elles accomplissent. Elle stimule également le bien-être, le climat de confiance et la rétention des talents. Plus les membres du personnel ont le sentiment d’être impliqués, plus ils s’identifient à l’entreprise et se sentent valorisés et unis.
Finalement, une communication interne bien ficelée permet un déroulement plus fluide des projets et une plus grande capacité à surmonter les enjeux.
Comment trouver des stratégies afin de communiquer efficacement
L’improvisation n’a pas sa place en communication, tant à l’externe qu’à l’interne. Pour que les stratégies fonctionnent, elles doivent être planifiées. À l’interne, cela signifie que la communication doit s’arrimer avec la vision de l’organisation. À ce sujet, nous vous invitons à lire un précédent article expliquant la pertinence de lier le plan de communication interne à la gouvernance.
En adoptant de bonnes pratiques en communication interne, il deviendra plus facile de communiquer efficacement avec le personnel.
Être à l’écoute, donner l’exemple et favoriser le dialogue : à titre d’employeur, vous devez encourager la participation, l’échange d’idées et les suggestions. Optez pour une stratégie collaborative et transversale facilitant la rétroaction, peu importe le palier.
Comme pour tout processus de gestion, effectuez tout d’abord une analyse afin de déterminer les forces et faiblesses actuelles en matière de communication interne. Il sera par la suite plus facile d’adopter un plan structuré avec des étapes claires, ainsi que des objectifs atteignables et réalistes.
Il faut comprendre à qui on s’adresse, c’est-à-dire connaître les particularités de son auditoire à l’interne afin d’adapter les messages, le ton, la fréquence et les canaux utilisés. Vous serez ensuite en mesure d’identifier les préférences de votre équipe en matière de communication interne, puis de choisir des solutions répondant aux besoins de votre entreprise ou d’un projet spécifique.
Une fois les outils et interfaces sélectionnés, assurez-vous qu’ils soient intuitifs et conviviaux et que tout le monde ait accès aux mêmes formations afin de s’en servir correctement.
Selon le type d’annonce à transmettre, choisissez les moments opportuns. Une information partagée le vendredi en fin de journée pourrait bien passer inaperçue !
Ne vous concentrez pas majoritairement sur le partage de directives ou de nouvelles à connotation négative. Les résultats positifs, la reconnaissance des réussites de votre équipe et les mises à jour intéressantes ont un effet plus mobilisant.
Et n’oubliez pas que votre stratégie pourra être ajustée au besoin.
Quels sont les outils efficaces ?
L’efficacité des outils et leur pertinence varient en fonction de facteurs divers : le type et la taille de l’organisation, les spécificités d’un projet ou d’une équipe, les besoins du personnel et des gestionnaires, le nombre de personnes ciblées, la quantité d’information à partager, la nature ou l’urgence du message à transmettre, etc.
Plusieurs compagnies ont recours à l’intranet. Outil simplifiant la communication interne, l’intranet centralise et homogénéise les informations, processus, documents et annonces. Il peut dans certains cas inclure un réseau social permettant de connecter les membres du personnel entre eux.
Les outils collaboratifs et logiciels de gestion de projet optimisent la transmission des informations et nouvelles récentes. Ils permettent d’effectuer un suivi des tâches et de s’enquérir de l’avancement des projets auprès des personnes concernées.
Appréciée pour sa rapidité, la messagerie instantanée réduit les courriels, les déplacements et les appels. Elle va immédiatement à l’essentiel.
Pour sa part, les courriels permettent l’envoi de plus grande quantité d’information ou de messages plus formels ne nécessitant généralement pas une réponse immédiate.
Parmi les autres outils écrits, les documents de référence sont utiles pour diffuser globalement les lignes directrices de l’entreprise (par exemple les guides pour le personnel salarié, les politiques internes, codes d’éthique, etc.).
Les notes de service internes et les bulletins d’information produits sur une base hebdomadaire, mensuelle ou même saisonnière sont des moyens préconisés pour faire circuler de l’information pertinente, mais non urgente. Certaines entreprises diffusent un message du président par voie vidéo, ce qui rend la communication plus personnelle.
Connaître l’opinion de vos troupes est primordial. Les outils de rétroaction tels que les sondages internes et boîtes à suggestions encouragent la communication bidirectionnelle et vous permettront de prendre le pouls de vos équipes.
Dans la vie de tous les jours comme au travail, le contenu visuel suscite l’attention. C’est pourquoi les outils visuels et vidéos ont souvent une dimension plus attrayante.
Dans un contexte organisationnel, les vidéoconférences, réunions virtuelles et webinaires qui ont un caractère plus convivial et direct.
Une autre façon d’éveiller l’intérêt ? L’affichage physique ou numérique ! On pense notamment au babillard physique dans les milieux de travail ou encore à son penchant interactif sur l’intranet.
Le facteur humain demeure un élément clé pour une communication claire et efficace. Les réunions, présentations, groupes de discussion et rencontres individuelles favorisent l’échange, l’implication et le sentiment d’appartenance du personnel. De plus, discuter de vive voix réduit les mésinterprétations.
En parallèle, les activités ludiques et de consolidation d’équipe ont un effet rassembleur, et ce, même en ligne avec la participation à un jeu-questionnaire, un rallye ou un concours.
Certaines entreprises ont même créé une baladodiffusion interne pour faire circuler l’information sous un angle authentique et décontracté.
Chaque outil possède des caractéristiques précises : à vous maintenant de choisir ceux qui correspondent le mieux à vos besoins.
En raison de son rôle déterminant et parce qu’elle est centrale à la culture d’entreprise, la communication interne est indispensable. Elle améliore le bien-être, la cohésion et la satisfaction des équipes tout en contribuant à la réalisation des objectifs.
Est-ce que votre entreprise a une vision stratégique en matière de communication interne ? Savez-vous quels outils seraient les plus performants pour vos besoins ? Faites appel aux spécialistes de Capital-Image qui pourront vous proposer des stratégies s’adaptant à votre réalité.