Que vous ayez besoin de conseils externes, d’un coup de main pour développer vos idées ou d’effectif additionnel pour réaliser une campagne ponctuelle, faire appel à une agence de communication peut permettre à votre entreprise d’atteindre de nouveaux sommets.
Le processus de sélection d'une agence nécessite une certaine réflexion et planification. Voici quelques conseils simples pour vous aider dans votre démarche afin de trouver l’équipe parfaite qui correspondra à vos attentes.
1. Établir vos besoins en communication
Il sera plus facile de trouver si on sait exactement ce qu’on cherche. Il vaut mieux consulter des professionnels chevronnés qui connaissent le marché québécois en profondeur. L’accompagnement par une agence peut être une excellente solution à court ou à long terme.
Il y a plusieurs avantages cependant à collaborer avec les mêmes experts en communication pour une certaine période, car une fois que le transfert des connaissances, des enjeux, des objectifs commerciaux ainsi que des détails concernant vos hauts dirigeants est fait, votre équipe externe peut vraiment jouer son rôle de conseiller et stratège et générer une importante valeur ajoutée.
Il pourrait aussi être avantageux pour vous d’aller vers une agence qui aura le potentiel d’effectuer plusieurs de vos mandats. Elle sera outillée pour vous épauler en cas d’imprévus. Vous n’aurez pas à la mettre chaque fois en contexte.
Dans cette optique, plutôt que de mettre l’accent sur un mandat unique urgent, il est parfois préférable d’investir son temps avec une seule agence, ou de se limiter à deux, afin d'économiser des coûts et du temps !
2. Préparer un document de brief
Le document présentant l’information nécessaire à la réalisation d’un travail, le brief, permet de décrire vos besoins. Un brief efficace permet aussi de bien les communiquer aux quelques agences que vous aurez présélectionnées.
Ainsi, ces agences pourront vous fournir des recommandations pertinentes qui devraient correspondre à vos attentes. Dans le document de brief, vous devriez établir :
- Les services désirés : par exemple, des relations médias seulement, des conseils stratégiques, de la gestion d’enjeux, etc.
- Les retombées souhaitées : par exemple, le but, les objectifs, les indicateurs de performance (KPI), etc.
- La durée : un projet ponctuel ou une banque d’heures d’accompagnement mensuel.
- Le budget alloué, ou du moins l’envergure du projet : l’agence peut vous suggérer un éventail de prix, en détaillant ce que chacun de ces budgets comprend.
3. Déterminer le processus de recherche d’une agence
En fonction de la nature du mandat, le processus de recherche d’une agence de communication peut s’effectuer de différentes manières. Par exemple, en cherchant simplement sur internet ou à partir de recommandations de votre entourage professionnel.
Si vous décidez d’y aller avec un appel d’offres, déterminez avec le plus de précision possible le mandat et vos attentes par rapport à ce dernier.
Si vous n’arrivez pas à déterminer clairement vos objectifs, c’est probablement parce que le mandat est trop vaste. En développant vos objectifs de façon précise, les agences sollicitées auront davantage de facilité à trouver des idées et des approches qui répondront à vos attentes, et ce, tout en respectant votre budget.
Peu importe le processus de recherche, choisi, il est important de bien comprendre de quelle manière l’agence de communication peut vous aider, et si leurs valeurs et leur culture d’entreprise rejoignent les vôtres.
4. Faire les premiers pas auprès des agences de communication
Vous pouvez contacter quelques agences qui semblent correspondre à vos critères en fonction de vos recherches effectuées, et leur envoyer votre document de brief.
Une première rencontre par téléphone ou vidéoconférence est à prioriser. À la suite de cette première réunion, l’agence contactée pourra vous rédiger une proposition de services qui vous aidera à prendre votre décision. N’oubliez pas de vous assurer que les agences sélectionnées n’ont pas de conflit d'intérêts dans votre secteur d’activités!
Si vous décidez de procéder par appel d’offres, il est généralement recommandé d’en inviter un maximum de trois ou quatre. Invitez ensuite vos deux agences candidates préférées pour une présentation formelle de leurs recommandations.
5. Faire un choix d’agence
Lorsque votre décision sera prise, il est recommandé d’aviser en premier l’agence retenue afin de signer une entente détaillée. Il serait aussi très souhaitable de contacter par la suite les agences qui n’ont pas été retenues, et idéalement, leur faire part de ce qui a influencé votre choix.
Dès le départ, vous pouvez établir une grille d’évaluation pour vous assurer que les attentes sont claires des deux côtés.
Si vous souhaitez obtenir plus de détails concernant les services offerts par une agence de communication, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe d’experts de Capital-Image.