Organisation d’événement : 5 éléments essentiels à ne pas oublier

Bouchées lors d'un événement
Quand vous recevez des amis ou des membres de votre famille à la maison, vous faites tout en votre possible pour que vos convives passent un bon moment, n’est-ce pas? La même formule devrait aussi s’appliquer lors de la planification d’un événement corporatif.

Pour vous aider à faire de votre prochain événement un franc succès, voici notre top 5 des éléments essentiels à ne pas oublier.

Champagne

  1. L’accueil

Ne manquez pas l’occasion de faire bonne impression dès l’arrivée de vos invités! L’accueil doit être impeccable. Dites-vous que c’est le premier contact que vos invités auront avant d’amorcer la soirée. Assurez-vous donc qu’une ou plusieurs personnes (tout dépendant de l’ampleur de l’événement) soient bien visibles à l’entrée de la salle pour recevoir les gens et les accueillir chaleureusement. Vous ne connaissez pas tous les invités? Petit truc : visitez leurs pages Twitter ou les profils Linkedin, ou pensez inclure leur photo à côté de la liste de présence.Bien sûr, vous ne pourrez pas vous souvenir de tous les noms, mais si vous pouvez accueillir quelques convives de façon personnalisée, ce sera déjà ça! Pour les autres, soyez souriant et courtois, c’est la meilleure tactique.

 

  1. Le cocktail

La formule du 5 à 7 est très tendance. Généralement, les gens arrivent directement du boulot et n’ont pas eu le temps de casser la croûte avant d’arriver à votre événement. Assurez-vous de bien indiquer sur votre invitation quel type de goûter sera servi, afin que tout le monde sache à quoi s’en tenir. Vous ne voudriez surtout pas que vos invités meurent de faim! Pour vous aider, voici quelques indications disponibles sur le site d’Agnusdei.ca pour un aperçu ce que chaque type de cocktail devrait inclure :

  • Cocktail d’accueil : comprend 4 bouchées par invité
  • Cocktail semi-dînatoire : comprend 8 bouchées par invité
  • Cocktail dînatoire : comprend 17 bouchées par invité

Pour les breuvages, si vous servez du vin, prévoyez du blanc et du rouge et calculez environ 2 à 3 verres par personne. Si vous servez de la bière, 2 bouteilles par personne conviennent généralement. N’oubliez pas d’offrir également des bouteilles d’eau, des boissons gazeuses et/ou quelques jus.

Quelques astuces :

  • Si vous avez un petit budget, pensez à trouver des commandites. Vous serez surpris par l’enthousiasme de certains restaurateurs et fournisseurs. Sinon, une formule « stations » ou de style buffet peut être une formule moins coûteuse tout en étant conviviale.
  • Si votre événement a lieu durant la saison chaude, la formule BBQ peut s’avérer gagnante!
  • Pensez toujours d’offrir des options de plats végétariens et sans allergène – vos invités concernés apprécieront certainement !

 

  1. Ambiance

Dans un événement, l’ambiance est primordiale. En plus de trouver un thème original pour la soirée, n’oubliez pas la musique et l’éclairage. La meilleure astuce : se souvenir du fait que tous ces éléments doivent former un tout. Par exemple, si vous organisez une soirée festive durant laquelle vous souhaitez voir vos invités danser, assurez-vous d’avoir une musique en conséquence, un plancher de danse, un service de bar et un éclairage festif. Dans le cas d’une remise de prix plus formelle, il faudra penser à un décor plus épuré pour que les gens puissent se déplacer aisément, des tables avec des couverts et un éclairage plus vif qui permettra à tous les invités de bien voir les lauréats de la soirée.

 

  1. Commodités
  • Accès – Pour faciliter l’arrivée de vos invités, indiquez clairement sur l’invitation l’adresse de l’événement, la station de métro et les lignes d’autobus les plus près ainsi que les espaces de stationnement disponibles à proximité. Assurez-vous que la signalisation sur place est claire afin que vos invités puissent repérer facilement l’emplacement de votre événement. Si possible, réservez quelques places de stationnement pour vos invités d’honneur ou à mobilité réduite.
  • Connexion– Assurez-vous d’avoir un réseau Wi-Fi fonctionnel et rapide. Surtout si vous souhaitez que les gens partagent du contenu sur votre événement durant la soirée!
  • Vestiaire – Offrez un service de vestiaire à vos invités. S’il pleut, pensez à les accueillir à l’extérieur avec un grand parapluie.

 

  1. Remerciements

Tout événement suscite la participation de plusieurs collaborateurs, que ce soient des invités d’honneur, des commanditaires ou des bénévoles. Réservez une place dans le programme de la soirée pour les remercier. Si vous n’avez pas la possibilité de prendre parole, optez pour une projection, un panneau à l’accueil ou encore une section dans le bas de votre invitation. De grâce, ne les oubliez pas!

Pour de plus amples conseils ou pour une touche créative à votre prochain événement, contactez-nous!

 

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