Améliorer la collaboration en entreprise grâce à la technologie

Depuis l’arrivée d’Internet, le courriel trônait au sommet des outils de collaboration au sein des entreprises. Même l’arrivée des réseaux sociaux, il y a une douzaine d’années, n’avait pas réussi à changer les habitudes des gens au niveau de la communication interne.

Le nouveau modèle de la communication en entreprise

Les entreprises évoluent et passent vers un nouveau modèle où la hiérarchie laisse place au réseau, où le secret laisse place à la transparence et où la planification rigide laisse place à l’expérimentation.

Les employés aiment se sentir impliqués, avoir une mission ou un but, plutôt que de simplement viser les objectifs d’affaires prescrits et fixes.

C’est pourquoi le paysage des communications change globalement, à l’externe mais également beaucoup à l’interne. Et c’est grâce à divers outils technologiques ayant fait leur apparition au cours des dernières années.

Des nouveaux outils de collaboration

L’arrivée d’applications mobiles comme Slack, Trello ou Yammer, des outils polyvalents de communication et de partage, a commencé à changer les comportements. Ceux-ci permettent généralement de communiquer en temps réel, d’échanger des images ou autres fichiers et, même, de gérer des échéanciers. Bref, l’information devient accessible facilement à tous ou à un groupe défini d’utilisateurs.

Ce qui fait généralement la force de ces applications, c’est la possibilité d’en synchroniser le contenu et donc d’y accéder, peu importe l’appareil ou la plateforme sur laquelle on travaille.

Mieux, encore, la possibilité de centraliser les données provenant d’autres outils comme Salesforce, Zendesk et autres, ce qui permet d’ajouter du contexte et d’accomplir des tâches sans alterner entre plusieurs applications distinctes.

Les comportements collaboratifs en pleine mutation

Selon des données récentes présentées lors d’une causerie organisée par IABC Montréal, 91% des employés passent du temps à l’extérieur de leur aire fonctionnelle, lorsqu’ils travaillent sur un projet, et 35% disent le faire sur une base régulière. On s’attend également que 72% des employés travaillent à distance (à la maison ou à l’extérieur) d’ici 2020… dans un an, à peine.

Considérant que l’information détenue par un employé prend toute sa valeur lorsqu’elle est partagée, il devient primordial de se doter d’outils afin de rendre l’information disponible à l’entièreté de l’équipe, voire de l’entreprise. Il en est également ressorti que plus les gens sont connectés entre eux en travaillant sur un projet, plus ils se sentent impliqués, ce qui se traduit généralement par une meilleure communication et, par conséquent, de meilleurs résultats.

J’en profite d’ailleurs pour vous inviter à lire le texte de ma collègue Marie-Philippe, qui partage quelques judicieux conseils au sujet du télétravail.

La communication au cœur de votre entreprise

Ce ne sont là que quelques exemples qui facilitent l’accès aux outils technologiques, permettant ainsi une meilleure collaboration au sein de l’entreprise. Mais il y a aussi les gens. Ceux-ci ne doivent pas sentir qu’on leur impose une nouvelle façon de travailler. Il suffit parfois de piquer la curiosité des gens pour qu’ils s’investissent d’eux-mêmes dans un mouvement de changement, sans égard à l’importance de ce dernier.

Offrez-leur des outils pour simplifier leur travail, pour mieux communiquer entre eux. Offrez-leur la possibilité d’expérimenter. Ils se sentiront davantage impliqués et les retombées ne seront que bénéfiques pour votre entreprise.

Et si vous prévoyez revoir vos méthodes de collaboration et de communication, n’hésitez pas à faire appel à des experts à l’externe. Le bagage et le regard neutre d’une équipe indépendante peuvent grandement vous aider à optimiser un tel processus. L’équipe d’experts de Capital‑Image est prête à vous conseiller et vous épauler en matière de communications – internes comme externes, quelle que soit l’envergure du projet, de votre équipe ou de votre entreprise.

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