Mandat de communication : trois considérations clés à définir

 

pexels-photo-295826Les professionnels des relations publiques connaissent tous cette réalité – la responsabilité du succès ou de l’échec d’une campagne. Que nous soyons en agence ou du côté client, que nous œuvrions dans l’industrie pharmaceutique ou des finances, que nous gérions un dossier de communication organisationnelle ou bien que nous mettions sur pied une campagne de lancement d’un produit de consommation, nous sommes garants des résultats.

Nous héritons d’un projet pour lequel il existe déjà des objectifs et des attentes spécifiques. C’est ce qui fait la beauté (et la complexité) du travail des professionnels en communication : nous devons continuellement défier le statu quo avec des idées novatrices, les maximiser sur les différents canaux appropriés, tout en s’assurant que les messages clés soient percutants et livrés de façon cohésive.

Ceci étant dit, il y a trois notions fondamentales à définir avant même de débuter les remue-méninges créatifs quant à la façon d’aborder une problématique. Plus spécifiquement, nous parlons ici de la qualité, du temps et des ressources alloués au projet qui nous est confié. Ce qu’on appelle communément la pyramide du succès.Mandat de communication

 

Quels sont les trois pôles de cette pyramide?

  • QUALITÉ : se retrouve au sommet de la pyramide.
  • Fonction : le message désirant être véhiculé pour capter l’attention de mon auditoire cible
  • RESSOURCES : désignent les investissements, tout en tenant compte du seuil de rentabilité.
  • Financement
  • Ressources humaines et matérielles disponibles.
  • TEMPS : il est important de considérer toutes les étapes; du début de la réflexion jusqu’à l’exécution.
  • Timing : le moment opportun pour lancer la campagne sans «brûler la nouvelle»
  • Urgence (qui n’entend pas régulièrement les mots «rush» ou «deadline»?)

Maintenant que nous avons convenu la définition de ces trois notions fondamentales, et sachant que les trois sont interdépendants afin d’assurer l’équilibre du mandat, évaluons son fonctionnement et ses limites.

Les limites de la pyramide et les concessions à faire

Faire preuve d’ingéniosité et concevoir des solutions hors des sentiers battus est LE leitmotiv de tout professionnel du milieu… et de leurs clients. Hors, il y a des limites si nous désirons conserver un degré de qualité acceptable quant à l’atteinte de l’objectif qui est, rappelons-le,  situé au centre de la pyramide. Ce sont ces limites qui doivent être comprises et mises au clair dès le début du mandat afin de guider la réflexion.

Il existe trois situations envisageables.

Dès qu’un pôle se voit diminuer, un autre doit croître pour conserver l’équilibre de la pyramide.

  • En désirant conserver le même niveau de QUALITÉ, mais avec un délai plus serré (↓TEMPS) : il sera nécessaire d’investir plus en RESSOURCES (↑)
  • En désirant conserver le même niveau de QUALITÉ, mais avec des RESSOURCES limitées (↓) : il sera nécessaire de prolonger le délai (↑TEMPS) pour assurer la bonne planification et exécution du travail

Si deux pôles se voient diminuer, naturellement, le 3e en souffrira, car la pyramide est forcément en déséquilibre.

  • En faisant face à des RESSOURCES restreintes (↓), tout en écourtant le TEMPS de livraison (↓), nécessairement, il faudra gérer ses attentes en termes d’exécution (QUALITÉ ↓)

Il est à noter qu’il est impossible d’avoir un équilibre si deux pôles diminuent significativement en importance. Trop d’importance et d’efforts sont mis sur le dernier pôle, et la pyramide risque de s’écrouler. Effectivement, le travail ne sera forcément pas géré de manière rigoureuse et avec minutie, car il nécessitera trop de raccourcis pour compenser ces lacunes.

Alors, que faire?

 Pour les décideurs 

Si le travail avance lentement (TEMPS ↑) du côté des opérations, le décideur ne doit pas investir plus en ressources (qu’elles soient humaines, matérielles ou financières) pour tenter de faire croître le pôle qualité (qui lui, demeurera, de toutes les manières, identique).

Il est plutôt nécessaire pour le décideur de revoir l’affectation des ressources par rapport au seuil de rentabilité afin que l’équilibre de la pyramide soit maintenu.

Pour les gestionnaires de projet

Si le travail se veut rapide, sans allocation de budget raisonnable, le travail sera forcément de moins bonne qualité.

Le contraire est un mythe, un rêve. Si certains décideurs sont limités en termes de TEMPS et de RESSOURCES sans vouloir faire des concessions au pôle QUALITÉ, c’est qu’ils n’ont pas compris la vraie nature du travail. Il faut alors partir dès la case de départ et revoir l’objectif (le centre de la pyramide).

Les questions à se poser pour les décideurs et les gestionnaires de projets :

  • Quel est mon niveau souhaitable de QUALITÉ (quelles sont les mesures du succès de la problématique et comment je désire y parvenir : en me positionnant comme pionnier et avant-gardiste ou en faisant la veille pour y répondre de manière réactive? Etc.)
  • Que devrais-je faire pour rehausser le pôle TEMPS (comment puis-je mieux prévoir, mieux prioriser? Etc.)
  • Que devrais-je faire pour rentabiliser les RESSOURCES mises à ma disposition (ai-je toute l’information à ma disposition pour accomplir le travail, ai-je une équipe avec les bonnes compétences pour la stratégie en place, est-ce que le budget alloué est adéquatement réparti et permet-il au final de répondre à mon objectif?)

Avez-vous besoin d’aide pour analyser les trois pôles – et ses limites – de votre projet? Communiquez avec notre équipe de professionnels chevronnés afin d’adéquatement planifier le travail pour répondre efficacement à vos objectifs d’affaires!

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